Respuesta corta: una gestora debería registrar, como mínimo, cuántos contactos recibe, de dónde vienen, cuántos tienen vivienda en regla, a cuántos responde y en cuánto tiempo, cuántos firman y cuánto cuesta cada propietario firmado.
Por qué medir
Con una captación constante entran contactos de varios orígenes. Si nadie anota qué pasa con cada uno, no se puede saber qué canal merece más inversión ni dónde se pierden los propietarios. Es lo que ordena un informe mensual bien hecho.
Los seis datos
- Contactos recibidos y su origen. Búsqueda en Google, ficha de Google, anuncio, recomendación u otro. Sin el origen no hay comparación posible.
- Coste por contacto. Inversión del canal dividida entre los contactos que ha generado. En el SEO local, el coste es sobre todo de trabajo, no de impresiones.
- Contactos con vivienda en regla. Cuántos aportan un número de registro turístico y cuántos lo superan al comprobarlo con el registro oficial. Es el dato que separa un contacto útil de uno que no lo es.
- Tiempo de respuesta. Desde que llega el aviso hasta la primera respuesta. Responder en minutos suele marcar la diferencia, y se puede ayudar con un aviso inmediato por WhatsApp.
- Contactos que firman. El porcentaje de contactos que acaban encargando la gestión. Solo se conoce si cada contacto tiene un estado anotado: nuevo, contactado, visita, propuesta, firmado o descartado.
- Coste por propietario firmado. Inversión total dividida entre propietarios firmados. Compáralo con lo que vale un propietario para tu gestora con la calculadora.
Cómo registrarlo sin complicarse
- Una hoja de cálculo con una fila por contacto es suficiente para empezar.
- Una persona responsable de actualizar el estado de cada contacto, a diario.
- Un resumen mensual con los seis datos, comparado con el mes anterior.
Qué no conviene hacer
- Juzgar un canal con muy pocos contactos: los porcentajes con cifras bajas engañan.
- Mezclar contactos de propietarios con consultas de huéspedes u otros temas.
- Medir solo lo que sale bien.
Preguntas frecuentes
¿Necesito un CRM para medir la captación?
No al principio. Una hoja bien mantenida basta. Un CRM ayuda cuando el volumen crece.
¿Cada cuánto debo revisar los datos?
El estado de los contactos, a diario; el análisis de canales y costes, una vez al mes.
¿Cuántos contactos necesito para sacar conclusiones?
No hay una cifra única. Con pocos contactos, mira cada caso en lugar de fiarte de porcentajes.
¿Qué hago si no sé de dónde viene un contacto?
Pregúntaselo al propietario en la primera conversación y anótalo.
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